5 Passos de Como Fazer um Checklist – Significado e Exemplos

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checklist

Você certamente já ouviu a palavra checklist em algum lugar, não é mesmo?

Pois bem, esse é o tema principal desse artigo. Iremos discutir os mais variados subtópicos relacionados aos checklists. Esperamos que aproveite a leitura e comece a usar os checklists em seu dia-a-dia.

Definição de Checklist

Um checklist é um tipo de auxílio de trabalho usado para reduzir a falha, compensando os limites potenciais de memória e atenção humana. Isso ajuda a garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa. Um exemplo básico é a boa e velha “lista de tarefas”.

Um checklist mais avançado seria um cronograma, que estabelece tarefas a serem feitas de acordo com a hora do dia ou outros fatores.

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O Que é Um Checklist?

o que e um checklistUm checklist é uma lista de itens que você precisa verificar, checar ou inspecionar. O checklists são usados em todos os campos imagináveis – desde inspeções de prédios até cirurgias médicas complexas. Usando um checklist, você pode garantir que não vai se esquecer de nenhuma etapa importante de algum processo.

Você deve verificar se está atendendo à intenção de cada item de seu checklist e possivelmente fazer anotações, tirar fotos, criar áudios, fazer vídeos ou gravações de áudio relacionadas a cada item da lista.

Então, o que é um checklist? Certamente não é uma lista simples de perguntas… Um checklist é um número detalhado de itens concisos e acionáveis que podem ser usados repetidamente para identificar pontos fracos em processos para conseguir melhorá-los.

Um bom checklist é preciso, eficiente e fácil de usar, mesmo nas situações mais difíceis.

Exemplos de Checklistexemplos de checklist

  • Checklist de verificação pré-voo ajudam na segurança da aviação para garantir que itens críticos não sejam negligenciados;
  • O checklist é frequentemente usado na garantia da qualidade da engenharia de software, para verificar a conformidade dos processos, padronização de códigos e prevenção de bugs;
  • O checklist também é frequentemente usado na indústria dm procedimentos operacionais;
  • Usado por alguns investidores como uma parte crítica de seu processo de investimento;
  • Usado na criação de kits de sobrevivência de emergência;
  • Checklist de mergulho profissional – Usado na preparação de equipamentos para mergulho.

Aplicações Práticas de um Checklist

  • Networking: faça o acompanhamento de novas pessoas que você conhece, adicione-as à sua lista de contatos, siga-as nas redes sociais e muito mais;
  • Administração: preenchimento de relatórios, backup de arquivos importantes e outras tarefas tediosas que não fazem parte do seu trabalho diário;
  • Financeiro: tarefas como relatórios de impostos, verificação de recibos e revisão de gastos;
  • Segurança: uma lista de contas para alterar as senhas regularmente e verificar funcionamento de backups;

Como Fazer um Checklist? 5 Passos para Fazer um Checklist eficiênte

Não existem checklists perfeitos, mas se você seguir estas 5 etapas simples, você deve estar no caminho certo para criar um checklist rigoroso e confiável.

1.     Os Itens de Seu Checklist Devem Ser Concisos e Claros

É importante que cada item de seu checklist seja facilmente compreendido pela pessoa que vai usar o checklist. Qual seria a função de um checklist se ninguém consegue entender os itens dele? Cada item também deve ser conciso para garantir que seu checklist seja o mais fácil de usar e compreender possível pelo usuário.

2.     Organize os Itens de Seu Checklist em Grupos

organizar checklistDe forma geral, checklists não precisam ser divididos em categorias… Mas os checklists mais longos podem sair do controle rapidamente e acabar ficando complicados.

Ao organizar os itens de seu checklist em grupos, você pode navegar rapidamente para a parte do checklist em que está trabalhando.

Certifique-se de usar nomes de grupos simples para garantir que você possa encontrar rapidamente o item da lista de verificação (checklist) que está procurando.

3.     Faça com que os Itens de Seu Checklist Sejam Bem Acionaveis

Isto é muito importante. O poder de um checklist é que você pode tomar medidas em cada item e garantir que você está cumprindo a intenção específica de cada item da lista.

Se os itens de seu checklist forem muito ambíguos ou vagos, você poderá até marcar o item como conferido, mas você realmente verificou o que realmente devia ser verificado?

Dizer coisas como “Verificar saídas de segurança” é muito vago, você deve tentar dividi-las em itens menores, como “Verificar se as saídas de segurança estão livres de quaisquer obstáculos”, “Verificar se sinais de saída de segurança estão iluminados”, “Verificar se as portas de segurança estão abertas corretamente” … Ao dividir itens em ações simples, você torna seu checklist muito mais poderoso.

4.     Não Pule os Itens de Seu Checklist

Qual é o propósito de uma lista de verificação se você está pulando itens ou categorias? É importante que o seu checklist seja usado de forma inteira toda vez que tiver que ser usado, se você estiver pulando itens de seu checklist, você deve se perguntar se sua lista de verificação está formatada adequadamente para seus reais propósitos.

5.     Procure Sempre Encontrar Formas de Melhorar Seu Checklist

Alguns checklists são apenas caixas de seleção a serem preenchidas, mas você certamente pode ter listas de verificação mais ricas que permitem identificar itens de follow up. Para cada item do seu checklist, você pode responder afirmativamente (sim), negativo (não), não aplicável (n / a) ou marcar como incompleto.

Você também deve certificar-se de fazer anotações que indiquem o que poderia ser melhorado no processo que está verificando com seu checklist. Se aplicável, as evidências de fotos, vídeos ou áudio devem aumentar os resultados de seu checklist.

Por fim, você sempre pode identificar os próximos passos para corrigir os itens com os quais teve problemas. E lembre-se, um checklist deve ser constantemente melhorado à medida que você o usa.

Importância dos Checklists

Fazer checklists pode parecer entediante, mas essa prática pode salvar sua empresa melhorando a eficiência e minimizando os erros. Além disso, com listas de verificação, há um documento escrito mostrando a responsabilidade de cada etapa de um projeto.

Com uma estrutura básica de checklist que você pode olhar para trás, e fácilmente identificar quaisquer problemas antes que eles se agravem.

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Tipos de Checklists

tipos de checklistChecklists Pessoais

Fazer um checklist pessoal para si mesmo é uma boa maneira de começar o seu negócio com o pé direito. Ele garante que você receba suas tarefas diárias, semanais e mensais no prazo, ajuda a acompanhar os projetos no prazo e garante que você esteja organizado ao longo do dia.

É um bom exemplo para seus funcionários também. Se o chefe mantiver um checklist, os trabalhadores estarão mais aptos a manter um também. Ele fornece uma consistência ao negócio, mostrando que o que você espera de seus funcionários é o que você espera de si mesmo.

Mantenha seu checklist gerenciável para que você possa realizar a maior parte do que você escreveu em um determinado dia. Arranje tempo para reuniões e comunicação com seu time. Você pode até colocar essas tarefas em seu checklist pessoal.

Checklists de Projetos

Quer você trabalhe em um emprego convêncional ou não, toda empresa tem projetos que precisam ser gerenciados rapidamente e bem.

Cada projeto deve ter seu próprio checklist de projetos com seus determinados objetivos e tarefas. Como a equipe trabalha em cima do checklist de projeto, ela pode cruzar cada item da lista para garantir  que tudo seja feito em tempo hábil e que nenhuma peça seja esquecida ou varrida para debaixo do tapete.

Use esses checklists de projetos para criar responsabilidades, fazendo com que os funcionários que concluíram cada tarefa alertem o time para que as próximas tarefas sejam iniciadas em tempo hábil.

Tente usar um checklist de projeto para que os funcionários possam ver o que precisa ser feito a seguir. Isso simplificará o processo de todos seus projetos.

Checklists de Tarefas Diárias

Use checklists para tarefas diárias que precisam ser concluídas, independentemente do resultado de outras tarefas.

Conforme você conclui projetos e avança em direção a novos objetivos, essas tarefas serão gradualmente alteradas. Permita que essa “checklist mestra” seja alterada, atualizando-a todos os dias. Quando uma tarefa for concluída, remova-a da lista para liberar espaço para a próxima tarefa.

Checklists de Prioridades

Os checklists de prioridade são um pouco mais envolvidos do que os checklists de verificação básicos, porque eles também incluem um componente prioritário, o que significa que certas tarefas são mais importantes que outras e devem ser feitas primeiro.

Com estas listas de prioridades, a prestação de contas é fundamental, por isso certifique-se cada tarefa que é realizada tem suas iniciais (nome do responsável da atividade) próximas a tarefa para garantir a eficiência do trabalho.

As checklists de prioridade funcionam melhor para planejamento de eventos, onde os membros da equipe precisam ver o quadro inteiro, mas tem que quebrar os componentes para se certificar de que tudo corra conforme o planejado.

Conclusão – Por que os Checklists São Tão Eficiêntes?

checklist conclusãoEm The Checklist Manifesto, Gawande conta uma história sobre um paciente tratado por seu amigo, um médico em São Francisco. O paciente entrou na sala de emergência uma noite com uma facada que tomou em uma festa de Halloween. Os médicos e enfermeiros envolvidos fizeram uma verificação completa do paciente e agendaram-no para a cirurgia.

Tudo parecia bem, até que o paciente parou de responder e seu ritmo cardíaco disparou. A pressão sanguínea do paciente era dificilmente detectável. Nada que sua equipe médica fez melhorou, então ele foi levado às pressas para a cirurgia. Somente quando o paciente foi aberto, que o médico finalmente percebeu que a ferida era pior que ele pensava, cortando diretamente a aorta – a principal artéria do coração. Embora parecesse uma pequena ferida de faca, o paciente havia sido atingido por uma baioneta – parte da fantasia do meliante que atacou o paciênte.

“Niguém imaginariaum ferimento causado por uma baioneta em São Francisco”, Gawande depois ouviu de seu amigo. Perguntar sobre a arma usada no crime é uma prática padrão – ela só passou despercebida dessa vez.

Se o checklist padrrão tivesse sido seguido, o paciente não teria sido deixado no pronto-socorro para aguardar uma cirurgia para uma pequena ferida com faca, mas teria sido levado às pressas para a cirurgia imediatamente (caso soubessem que a ferida doi causada por uma baioneta).

Os chacklists parecem simples, e às vezes é difícil aceitar como uma necessidade quando estamos em empregos de alto escalão que dependem de nossas habilidades e conhecimentos. Mas sermos huildes e usar um checklist simples pode melhorar nosso desempenho e nos ajudar a alcançar resultados mais consistentes.

“Os checklists nos lembram dos passos mínimos necessários e os explicitam”, escreve Gawande no livro The Checklist Manifesto.

Embora Gawande admita que não esperava que os checklists fossem fazer muita diferença em suas próprias cirurgias, ele os seguiu para evitar possíveis problemas e ficou surpreso com os resultados.

O checklist salvou uma vida em pelo menos um caso, onde um erro de Gawande levou a uma necessidade crítica de sangue enquanto o erro foi corrigido. Graças ao checklist, o sangue extra havia sido preparado antes do início da cirurgia, apesar da confiança de Gawande em realizar uma cirurgia que ele havia feito com sucesso várias vezes antes.

Outras vezes, as listas de verificação garantia que os pacientes com alergia não recebessem medicamentos que causariam uma reação alergica.

Também evitava erros na administração da anestesia, garantindo que todos estivessem cientes dos requisitos especiais antes do início da cirurgia.

Os checklists funcionam! Salvou vidas, garantiu os melhores resultados possíveis e manteve a equipe cirúrgica de Gawande preparada todas as vezes.

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  • Bom dia e muito obrigada pelo artigo. Pois, queria mencionar que conheco uma ferramenta digital – Kanban (kanbantool.com) e acho que funciona mesmo como um checklist. Practicamente lista todas tarefas e organiza o seu dia no trabalho – ajudou me resolver muitas dificuldades, porque nao sou uma pessoa muito bem organizada 🙂 Recomendo para todos